認(rèn)證證書轉(zhuǎn)換作業(yè)指導(dǎo)書
1目的
本作業(yè)指導(dǎo)書規(guī)定了對(duì)獲證方轉(zhuǎn)換證書的工作流程，其目的在由一個(gè)已認(rèn)可的認(rèn)證機(jī)構(gòu)頒發(fā)的相關(guān)管理體系證書轉(zhuǎn)換為ZRIC的證書時(shí),確保該認(rèn)證的完整性和誠(chéng)信性得到保持,對(duì)證書轉(zhuǎn)換的控制符合CNAS-CC12:2015《已認(rèn)可的管理體系認(rèn)證的轉(zhuǎn)換》的要求。
2范圍
本程序適用于已獲得一個(gè)已認(rèn)可的機(jī)構(gòu)頒發(fā)的管理體系證書轉(zhuǎn)換成ZRIC證書的換證工作。
3職責(zé)
3.1市場(chǎng)部負(fù)責(zé)受理轉(zhuǎn)換證書申請(qǐng)，并向中國(guó)認(rèn)證認(rèn)可協(xié)會(huì)備案；
3.2 審核部負(fù)責(zé)對(duì)申請(qǐng)轉(zhuǎn)換的組織實(shí)施轉(zhuǎn)換審核；
3.3 技術(shù)委員會(huì)負(fù)責(zé)對(duì)轉(zhuǎn)換評(píng)審相關(guān)資料進(jìn)行認(rèn)證決定，并向符合要求的客戶發(fā)放ZRIC認(rèn)證證書；
3.4客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)與已獲得ZRIC轉(zhuǎn)換證書的客戶聯(lián)系監(jiān)督審核或再認(rèn)證審核事宜；
4程序
4.1 轉(zhuǎn)換條件
4.1.1只有國(guó)際認(rèn)可論壇（IAF）多邊承認(rèn)協(xié)議（MLA）簽約機(jī)構(gòu)所認(rèn)可的認(rèn)證才有資格進(jìn)行轉(zhuǎn)換。如果組織所獲的認(rèn)證未經(jīng)任何IAF MLA 簽約機(jī)構(gòu)認(rèn)可，應(yīng)作為新客戶予以對(duì)待。
4.1.1.1目前，IAF 在管理體系認(rèn)證機(jī)構(gòu)認(rèn)可領(lǐng)域的MLA 僅包括《IAF 關(guān)于ISO 9001 質(zhì)量管理體系認(rèn)證機(jī)構(gòu)認(rèn)可的 MLA》和《IAF 關(guān)于ISO 14001 環(huán)境管理體系認(rèn)證機(jī)構(gòu)認(rèn)可的MLA》。因此，IAF MLA 簽約機(jī)構(gòu)所認(rèn)可的認(rèn)證目前僅指《IAF 關(guān)于ISO 9001 質(zhì)量管理體系認(rèn)證機(jī)構(gòu)認(rèn)可的MLA》簽約機(jī)構(gòu)認(rèn)可的ISO 9001 認(rèn)證，以及《IAF 關(guān)于ISO 14001 環(huán)境管理體系認(rèn)證機(jī)構(gòu)認(rèn)可的MLA》簽約機(jī)構(gòu)認(rèn)可的ISO 14001 認(rèn)證。
4.1.2對(duì)于其他管理體系認(rèn)證，僅CNAS 認(rèn)可的管理體系認(rèn)證可參照本文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換。
4.1.3已知被暫停的或有可能被暫停的認(rèn)證證書不應(yīng)接受轉(zhuǎn)換。
4.1.4由CNAS所認(rèn)可的認(rèn)證證書的獲證方有下列情況時(shí)，且轉(zhuǎn)換申請(qǐng)得到CCAA的批準(zhǔn)，可申請(qǐng)轉(zhuǎn)換證書。其余已獲證組織的轉(zhuǎn)換證書均以新客戶對(duì)待。
（1）原發(fā)證機(jī)構(gòu)在對(duì)獲證組織實(shí)施認(rèn)證的過(guò)程中，存在違反相關(guān)法律法規(guī)、認(rèn)可規(guī)范、行業(yè)自律規(guī)范的行為，且獲證組織可以舉證的；
（2）原發(fā)證機(jī)構(gòu)在證書有效期內(nèi)受到了行政監(jiān)管部門、認(rèn)可機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會(huì)的處罰；
（3）轉(zhuǎn)換證書不造成原證書的失效，獲證組織同時(shí)持有多張證書，繼續(xù)接受原認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)原證書的監(jiān)督；
（4）持有多個(gè)認(rèn)證機(jī)構(gòu)證書的獲證組織，需要縮減認(rèn)證機(jī)構(gòu)數(shù)量時(shí)；
（5）獲證組織不滿意原認(rèn)證機(jī)構(gòu)的服務(wù)，或根據(jù)獲證組織發(fā)展需要確需變更認(rèn)證機(jī)構(gòu)；
4.2 證書轉(zhuǎn)換申請(qǐng)
4.2.1 滿足4.1轉(zhuǎn)換條件的獲證方應(yīng)向ZRIC提交《認(rèn)證證書轉(zhuǎn)換申請(qǐng)表》，同時(shí)還需提交如下資料：
（1）體系認(rèn)證申請(qǐng)書；
（2）行政許可文件；
（3）原認(rèn)證證書復(fù)印件；
（4）原證書在當(dāng)前有效的認(rèn)證周期內(nèi)歷次接受第三方認(rèn)證審核的審核報(bào)告，如果不能獲得上一次認(rèn)證、再認(rèn)證或后續(xù)監(jiān)督的審核報(bào)告，或逾期未進(jìn)行監(jiān)督，則應(yīng)將該客戶作為新客戶對(duì)待；
（5）申請(qǐng)轉(zhuǎn)換的原因說(shuō)明（需加蓋公章）；
4.3證書轉(zhuǎn)換評(píng)審
4.3.1合同評(píng)審崗位在接到《認(rèn)證證書轉(zhuǎn)換申請(qǐng)表》及相應(yīng)資料后，應(yīng)評(píng)審申請(qǐng)方被認(rèn)證領(lǐng)域及專業(yè)范圍是否在ZRIC已被CNAS認(rèn)可的認(rèn)證范圍之內(nèi)，以及要求轉(zhuǎn)換的原因，提交的資料是否齊全，并將結(jié)果記錄在《認(rèn)證證書轉(zhuǎn)換評(píng)審表》中；轉(zhuǎn)換申請(qǐng)得到CCAA批準(zhǔn)后，合同評(píng)審員將通過(guò)合同評(píng)審的資料交給審核部計(jì)劃員。
4.3.2審核部安排有能力的人員進(jìn)行認(rèn)證轉(zhuǎn)換前的評(píng)審，并填寫《轉(zhuǎn)換認(rèn)證證書申請(qǐng)資料核對(duì)記錄》，評(píng)審方式為文件審查+現(xiàn)場(chǎng)訪問(wèn)的方式，如果明確不進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)訪問(wèn)，則應(yīng)有完全正當(dāng)?shù)睦碛桑ㄈ缭谵D(zhuǎn)換前該組織已經(jīng)有其它管理體系獲得ZRIC認(rèn)證，且在分類評(píng)級(jí)中被評(píng)為A類），并記錄這些理由。評(píng)審的內(nèi)容記錄在《認(rèn)證證書轉(zhuǎn)換評(píng)審表》中，評(píng)審內(nèi)容包括：
（1）擬轉(zhuǎn)換認(rèn)證的場(chǎng)所（或多個(gè)場(chǎng)所）所持有的經(jīng)認(rèn)可的認(rèn)證是否真實(shí)、在有效期內(nèi)且認(rèn)證覆蓋的活動(dòng)范圍有效。如果可行，接受機(jī)構(gòu)宜與頒證機(jī)構(gòu)一起驗(yàn)證認(rèn)證是否有效以及尚未關(guān)閉的不符合的狀態(tài)，除非頒證機(jī)構(gòu)已停止運(yùn)作。如果無(wú)法與頒證機(jī)構(gòu)進(jìn)行聯(lián)系，則應(yīng)記錄原因；
（2）要求轉(zhuǎn)換的原因是否合理；
（3）最近一年有無(wú)重大質(zhì)量/環(huán)境/安全事故、有無(wú)接受相關(guān)部門質(zhì)量抽查/稽查及抽查結(jié)果等；
（4）最近一個(gè)認(rèn)證周期的認(rèn)證（或再認(rèn)證）審核報(bào)告、及后續(xù)的監(jiān)督審核的報(bào)告以及任何在這些審核中尚未關(guān)閉的不符合項(xiàng)；
（5）客戶收到的投訴及采取的措施是否有效；
（6）客戶在當(dāng)前的認(rèn)證周期內(nèi)所處的階段，是否有逾期未實(shí)施監(jiān)督審核的情況；
（7）客戶對(duì)適用法律法規(guī)的遵守情況；
（8）原發(fā)證機(jī)構(gòu)的認(rèn)可資格由哪個(gè)認(rèn)可機(jī)構(gòu)頒發(fā)，其認(rèn)可資格目前的狀態(tài)（有效、終止、暫停或撤銷）
4.3.3 證書轉(zhuǎn)換
（1）經(jīng)過(guò)評(píng)審符合轉(zhuǎn)換要求的，在通過(guò)認(rèn)證決定之后，該客戶的認(rèn)證證書將直接轉(zhuǎn)換為ZRIC的證書，證書的有效期與原認(rèn)證證書保持一致。
（2）如果發(fā)現(xiàn)原證書發(fā)放機(jī)構(gòu)的認(rèn)可資格已被終止、暫停、或撤銷的情況，則其證書的轉(zhuǎn)換工作需要謹(jǐn)慎進(jìn)行，轉(zhuǎn)換前必需對(duì)客戶進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)訪問(wèn)，并對(duì)其申請(qǐng)轉(zhuǎn)換的認(rèn)證進(jìn)行評(píng)審，對(duì)于滿足轉(zhuǎn)換條件的，可以：
a）在取得客戶同意的情況下，為其換發(fā)不帶CNAS標(biāo)志的認(rèn)證證書；
b）在客戶獲得ZRIC的證書之后，即可以根據(jù)客戶目前所處的認(rèn)證階段，安排對(duì)客戶實(shí)施監(jiān)督審核或再認(rèn)證審核。對(duì)于a）條中換發(fā)不帶CNAS標(biāo)志的情況，可以根據(jù)監(jiān)督審
核和再認(rèn)證審核的結(jié)果，經(jīng)認(rèn)證決定后確定是否保持證書或換發(fā)帶CNAS標(biāo)志的證書。
4.3.4 不能進(jìn)行認(rèn)證證書轉(zhuǎn)換的情況
經(jīng)過(guò)評(píng)審，存在下列情況之一者，不能進(jìn)行證書轉(zhuǎn)換：
（1）客戶被認(rèn)證的活動(dòng)不在ZRIC被認(rèn)可的范圍之內(nèi)；
（2）客戶持有的原認(rèn)證證書未被認(rèn)可或認(rèn)可機(jī)構(gòu)不屬于IAF MLA簽約機(jī)構(gòu)
（3）客戶的證書已不在有效期內(nèi)；
（4）客戶的證書已經(jīng)被上一個(gè)認(rèn)證機(jī)構(gòu)暫停或撤銷；
（5）無(wú)法收集全上一個(gè)認(rèn)證周期內(nèi)每次審核的審核報(bào)告；
（6）客戶存在重大違反法律法規(guī)的現(xiàn)象；
（7）客戶不能有效處理收到的投訴；
（8）對(duì)原有認(rèn)證的有效性仍存在疑問(wèn)；
（9）原認(rèn)證證書逾期未進(jìn)行監(jiān)督。
上述第（2）、（3）、（4）、（5）、（8）、（9）種情況，應(yīng)將客戶作為新認(rèn)證的客戶對(duì)待，安排初次認(rèn)證審核。
第（1）種情況，如客戶的認(rèn)證活動(dòng)在ZRIC可以受理的認(rèn)證范圍內(nèi)的，在客戶同意的情況下，可以按照新客戶對(duì)待，認(rèn)證后為其發(fā)放不帶CNAS標(biāo)志的認(rèn)證證書。第（6）、（7）情況或者（4）情況中暫停、撤銷的原因是客戶的體系不能正常運(yùn)行或存在重大問(wèn)題者，將不接受該客戶的申請(qǐng)。
4.4后續(xù)的認(rèn)證方案
4.4.1此后的監(jiān)督方案應(yīng)基于以前的認(rèn)證方案。除非公司已根據(jù)評(píng)審結(jié)果對(duì)該組織實(shí)施了初次審核或再認(rèn)證審核。
4.4.2客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)按轉(zhuǎn)換證書的監(jiān)督、再認(rèn)證聯(lián)絡(luò)工作。
4.4.3 審核部負(fù)責(zé)組織換證后的審核工作。具體參照Z(yǔ)RIC《認(rèn)證審核工作程序》、《監(jiān)督審核工作程序》及《再認(rèn)證工作程序》。
5支持性文件信息
5.1《認(rèn)證證書轉(zhuǎn)換申請(qǐng)表》
5.2《認(rèn)證證書轉(zhuǎn)換評(píng)審表》
5.3《轉(zhuǎn)換認(rèn)證證書申請(qǐng)資料核對(duì)記錄》